Comment organiser un séminaire d’entreprise réussi ?

Réussir un séminaire d’entreprise réclame un temps de préparation important et surtout une organisation bien ficelée. De la définition des objectifs à la prospection d’un lieu attractif en passant par la prestation de professionnels de la logistique événementielle, revenons ensemble sur quelques impondérables.

Définir un objectif précis pour votre séminaire d’entreprise

Un séminaire ne poursuit pas le même but s’il s’agit de former des collaborateurs à de nouveaux savoir-faire, de valoriser les plus belles réussites de l’année, de fêter l’ouverture d’une agence ou de lancer un produit.

Déterminer précisément son objectif, c’est savoir qui participe, quel budget doit être mis en place et quelles animations sont envisagées. Dégagez ainsi des besoins impératifs pour réduire les erreurs, gagner du temps et faciliter le travail de tous les intervenants extérieurs.

Trouver un lieu attractif pour votre événement

Une fois la hiérarchisation de vos objectifs par étape effectuée, vous devez rédiger votre cahier des charges. Le lieu du séminaire pèse forcément sur le budget, donc la prospection doit être faite en fonction de ce dernier et non l’inverse.

Les sites d’accueil des séminaires d’entreprises sont très variés : à l’hôtel, en centre de congrès ou en résidence de tourisme, en ville ou à la campagne, à la mer ou à la montagne, etc. Il faut aussi ajouter les équipements souhaités selon la programmation du séminaire et le nombre de participants.

Envoyer les invitations à l’avance

Organiser un séminaire d’entreprise ne s’improvise pas. Evitez de procéder dans l’urgence en anticipant les obstacles et les imprévus dans la mesure du possible. Envoyez notamment les invitations à l’avance pour faire une liste précise des participants présents et absents, car réunir sur une période de quelques jours de nombreuses personnes n’est pas simple. Ce sera aussi l’occasion de prévenir les intervenants extérieurs qui vont animer le séminaire d’entreprise.

Solliciter des spécialistes de la logistique événementielle

L’organisation d’un séminaire d’entreprise nécessite de mobiliser des spécialistes de la logistiques événementielle. Leur savoir-faire permet de vous délester de certaines préoccupations en vous appuyant par des acteurs experts. Et les domaines sont nombreux : loisirs et animations, acheminement et transports des invités, matériels techniques d’éclairage et de son, prestations de secrétariat, de traduction, d’image promotionnelle (fléchage avec votre logo, affiches, objets publicitaires, etc.).  

Faire appel au service d’un traiteur

Outre le logement des participants, l’un des services qui mérite votre attention concerne les repas. Petits déjeuners, déjeuners et dîners sont des moments clés dans un séminaire d’entreprise car ils réunissent tout le monde autour de la table, facilitant les échanges qui contribuent à la cohésion d’équipes.

Vous pouvez faire appel à un service traiteur comme Tout & Bon qui promeut son concept de restauration livrée dans les principales villes de France plateaux repas, buffet,cocktails, etc.).

Trouver les animations adéquates

Organiser un séminaire passe par plusieurs animations adaptées aux objectifs initialement fixés. Le team building sert à redonner de l’élan à vos équipes, d’où l’intérêt d’opter pour des activités à sensation (baptême de l’air) ou à émulation collective (chasse au trésor).

Une soirée de lancement d’un produit qui rassemble partenaires, élus ou journalistes, se doit d’être dynamique (présence de personnalités) pour marquer les esprits (à bord d’un bateau).

Si le séminaire a pour objectif de décompresser après une année réussie, privilégiez le dépaysement (à l’étranger) ou les activités culturelles (dégustations de plats et vins du terroir).